SEOツールの契約を棚卸しする｜重複費用と使わない枠の確認

支払と利用の一覧を作る

契約名、管理者、通貨、請求周期、更新日、利用者、直近に作った成果物を並べます。部署ごとに同じ仕事へ重複して払っていないか確認します。請求書に名前があるだけで必要と判断せず、誰が何を決めるために使っているかを聞きます。

上限の余裕と必要性を分ける

調査数が上限の一部でも、繁忙日に必要な場合は契約を残す理由になります。逆に毎月同じ集計を見るだけなら、別の仕組みや小さな契約で足りることがあります。利用率だけで切らず、必要な機能と作業の発生時期を確認します。

解約前に履歴と権限を確保する

追跡語、地点、対象URL、過去の報告、アカウント管理権限を確認します。必要な形式で保存できるかを確かめ、共有先にも影響を伝えます。解約後も同じデータを閲覧できるという前提は置かず、選択した契約の条件を読みます。

一つの案件が終わった後の棚卸し例

案件終了時には、その案件で使っていた監視枠、追加利用者、出力機能が別の仕事にも必要か確認します。即時解約すると必要な履歴を失う場合があるため、保管と引き継ぎを先に行います。その後、残る案件の要件で契約を組み直します。過去に大きな仕事で役立ったことと、現在も同じ費用を払い続ける必要があることを分けて判断するための手順です。

削減後の手作業を再点検する

費用を減らした後は、情報を集め直す時間、資料を合わせる時間、必要な調査ができず待つ時間が増えていないかを確認します。金額が下がっても担当者が継続できない構成なら、別の組み合わせへ調整できます。次の更新判断では、残した契約の利用量と、増えた手作業を同じ表で振り返ります。最初の削減案を守ることより、必要な業務を無理なく続けられることを目的にします。

次の更新時に判断できる記録を残す

残す理由と、再評価する条件を一行で記録します。たとえば担当案件が終了したら監視枠を見直す、報告を作らない月が続いたら担当者と確認する、といった条件です。削減額だけでなく、転記や再調査の手間が増えていないかも後から確認します。

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