Tallyの選び方｜回答受付と運営側の管理を分ける

聞く項目を仕事から決める

問い合わせなら返信に必要な情報、資料受付なら照合する案件IDを先に決めます。後で使う予定が不明な情報まで集めると、管理と削除の仕事が増えます。必須項目を増やす前に、それがないと具体的に何ができないのかを説明できるようにしてください。

無料表示と公平利用の条件

公式の料金表は、フォームと回答の無料利用に公平利用条件を付けています。回数の無制限表示を、大量の自動送信やどの業務にも無条件で使える保証と読み替えないでください。想定する件数と使い方が条件に合うかを確認します。

共同作業とブランドの必要条件

独自ドメイン、ブランド表示、共同作業などが要件なら、Proなどの対象区分を確認します。保存期間の管理が必要な場合はBusinessの機能を別に検討します。回答を集める機能と、会社としてどう管理するかを同じ無料枠で満たせると決めつけないでください。

添付と通知を実際の仕様へ落とす

添付の種類・大きさ、通知先、保管先を決めます。回答へのリンクを送るのか、本文を複製するのかでも扱う情報は変わります。送信後の説明に約束する返信期限は、実際の担当体制で守れる内容にしてください。

イベント参加受付を試す例

架空の五十人の参加受付で、氏名、連絡先、参加日を集める例を考えます。同じ人の修正、申込上限、日付の変更を含めて確認します。無料の作成画面だけでなく、受付一覧と担当者への通知を照合し、キャンセルをどこで扱うかも決めます。

公開を止める前に確認する

募集終了、担当交代、別サービスへの移行では、フォームの公開状態と回答の保管を別に考えます。必要なデータの書き出し方法と、移行先で使える形式を確認します。契約の停止と個人情報の削除は同じ操作だと想定せず、それぞれの公式手順を確認してください。

• 有料へ進む条件を確認

募集日を変更する場面

架空のイベントで日程を変更した場合、フォームの選択肢、完了画面、案内ページ、担当者への通知を照合します。既に受付済みの回答と新しい回答が同じ日程の意味を持つとは限らないため、変更前の選択内容を残す必要があるかも確認します。表示を直しただけで既存参加者への連絡まで済んだとは扱わず、受付の記録と個別連絡の仕事を分けて管理します。