この記事の内容
  1. 必要な形式と大きさを決める
  2. 案件IDで資料を結びつける
  3. リンクを転送した後の閲覧範囲
  4. 二十案件の資料受付の例
  5. 有料へ進む条件と周辺費用
  6. 書き出しと削除の手順を残す
  7. 添付リンクを別の担当者が開く例

必要な形式と大きさを決める

PDF、画像、圧縮ファイルなど、必要な種類と最大サイズを整理します。受け取る必要のない形式を広く許可する前に、担当者が安全に確認できる方法を決めます。スマートフォンからの提出や大きい写真を想定する場合も、実データに近い使い捨てファイルで確認します。

案件IDで資料を結びつける

ファイル名だけでは、同名の資料や再提出を区別しにくくなります。受付ID、案件ID、提出時刻、版を持つ記録を用意します。同じ人が二つの案件へ提出する場面や、修正版を出す場面で、古い資料を誤って使わない方法を決めてください。

リンクを転送した後の閲覧範囲

Tallyの公式資料は、外部ツールへ連携したファイルURLにアクセストークンが付き、Tallyへログインせず閲覧できる場合を説明しています。フォームの範囲だけでなく、転記先のシートや通知を読める人の範囲も確認します。資料のURL自体を一般公開のリンクとして扱わないでください。

二十案件の資料受付の例

架空の二十案件で、一案件二つの資料と一回の修正があり得る例を作ります。件数だけでなく、担当者が最新版を見つけ、不要な複製を増やさず確認できるかを試します。通知に添付を複製する案と、正式な保管先を参照する案を分けて評価してください。

有料へ進む条件と周辺費用

Tally、Typeform、台帳型の受付で、サイズ、保存量、担当者の権限を同じ要件へ揃えます。大きなファイルを扱う機能や保存管理が別区分なら、その費用を含めます。外部の保管先や自動化を使う場合も、無料フォームの表示だけで全体を無償と見積もらないでください。

書き出しと削除の手順を残す

回答の表とファイル本体を別に確認し、リンク一覧だけを保存して保管完了としないようにします。Typeformにはファイル書き出しの公式手順もあります。必要な保管期間と削除担当を決め、別サービスへ移す場合は移行先で実際に資料を開けることを確認してください。

添付リンクを別の担当者が開く例

架空の資料を使い、通知や連携先の一覧へ出たリンクを、誰が開けるか確認します。Tallyへログインする人だけでなく、転記先を読める人にも参照範囲が広がる条件を調べます。テスト用資料のURLをそのまま公開ページへ貼る必要はありません。必要な人が最新版を読め、不要な相手へ広がらず、契約変更後も必要な保管資料を確保できることを確認してから本番へ進めます。

参照した公式情報

料金・提供条件・対応範囲は変更されることがあります。契約前に、下記の公式ページでご確認ください。

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