動画納品のファイル一覧を作る｜本編・字幕・確認版の取り違えを防ぐ

保存用と納品用のフォルダーを分ける

保管庫には原素材や途中版があってよい一方、納品用フォルダーには今回渡すものだけを置きます。作業フォルダー全体を共有すると、受取側が一番新しそうな名前を選んで公開してしまうことがあります。完成版と参考資料を別の場所に分けます。

一覧では、ファイルID、名前、用途、言語、版、関連する動画ID、承認状態、受取確認を管理します。納品後に追加するファイルは追記し、同じ名前のまま中身だけを差し替えない方針にします。

名前より用途と対応関係を優先する

名前の規則は案件ID_言語_用途_版のように短く揃えます。ただしファイル名だけで全情報を詰め込まず、横長か縦長か、字幕が焼き込まれているか、編集可能なデータかは一覧の別列で説明します。

字幕ファイルは対応する動画の版に結びます。日本語字幕が同じでも、英語版だけ冒頭の長さが変われば時刻がずれる場合があります。字幕の版を言語だけで判断せず、再生確認した動画IDを残します。

一覧とフォルダーを相互に照合する

一覧にあるファイルが存在するかを確認した後、フォルダー内のすべてのファイルが一覧に載っているかも確認します。一方向だけでは、余計な確認版が混ざったことに気付きません。件数、ファイルサイズ、再生時間も短い確認に役立ちます。

動画と字幕は受取側に近い再生方法で開きます。DescriptやVEEDの共有リンクを使う場合は、編集画面へのアクセスと完成ファイルの受領を分け、必要な権限と有効な受渡方法を確認します。

一覧の冒頭には今回の納品日とパッケージの版を付けます。ファイル名のfinalや最新版だけでは、後の修正で区別できなくなります。字幕なしの動画と字幕付きの動画を両方渡すときは、用途を別行に書きます。受取側が第三者へ再送する場合もあるため、ファイル一覧そのものを同じフォルダーへ置き、最初のメールを読まなくても公開対象が分かるようにします。

日英の横長動画を渡す例

架空の納品では、V-041-ja-v3.mp4、V-041-en-v2.mp4、それぞれの字幕ファイル、サムネイル画像を渡すとします。一覧には六点を載せ、日本語字幕の対応先は日本語第3版、英語字幕は英語第2版と明記します。

確認用V-041-ja-review.mp4は納品用フォルダーから外します。受取担当には、まず日本語動画と字幕の組合せを開いてもらい、その後英語版を確認してもらいます。六点あるという通知だけでなく、何をどの順で確認するかを渡します。

受取確認の依頼文には、確認する三点を具体的に書きます。例えば「日本語第3版の冒頭に正しい商品名が出る」「字幕を選ぶと最後まで表示される」「英語第2版の末尾が切れていない」です。確認を依頼した日と回答日を一覧に残し、未回答のまま公開日を迎える場合の担当者を決めます。訂正が一件でもあるときは、受領済みの行を一括で完了へ戻さず、変更したファイルだけ新しい版として再確認します。

不足や訂正が見つかったら差分を渡す

字幕だけ訂正する場合も、何を置き換え、何を残すかを明記します。全ファイルをもう一度送るなら、旧納品フォルダーを別名にし、受取側が旧版を選ばないようにします。公開済みなら公開先ごとに訂正が必要か確認します。

受領確認はメールの到達ではなく、対象ファイルを開けたことと公開対象の版が理解されたことを区別して残します。保存容量や共有権限の問題で取得できなかった場合は、その時点を未受領として扱います。

小規模なら一覧表で始める

少数の納品ならCSVと共有フォルダーで十分です。管理システムを導入する前に、誰が一覧を更新し、誰が納品を承認するかを決めます。編集ソフトの料金に加え、書き出し枠、保存期間、ダウンロード制限、修正時の再送を確認します。

納品を自動化する場合も、ファイルが作成されたことと受渡しが完了したことを別に記録します。完了条件は、承認された一覧と実ファイルが一致し、受取側が公開対象を特定できることです。

• 動画の元の素材を保管する道具と手順｜訂正・引き継ぎ・解約に備える
• 日英字幕の版をそろえる｜原稿修正から公開ファイルまで追う
• 動画の修正依頼を一つにまとめる｜時刻・版番号・承認を管理