AirtableへCSVを取り込む｜新規追加・既存更新・重複の確認

追加と更新を先に分ける

新しい表を作る取り込みと、既存のレコードを更新する取り込みでは手順と危険箇所が異なります。例では顧客IDを持つCSVを、既存の顧客台帳と照合します。Airtable公式ではCSV import extensionを有料プラン向けとして案内しています。通常のCSV取込で同じ更新機能が使えるとは考えず、利用できる経路を確認してください。

元のCSVと既存台帳を保存する

取込前のスナップショットや復元方法を確認し、元のCSVを変更しない控えとして残します。顧客ID、社名、連絡先、更新対象の列を整理し、不要な列は外します。顧客IDの0012を12に変えないよう、表計算ソフトで開いた後の保存にも注意してください。文字コードと日付の月日順も練習用ファイルで調べます。

照合キーを一つに決める

CSVとAirtableで変わらない顧客IDを照合キーにします。社名や担当名で合わせると表記変更や同名で誤更新が起きます。キーが空の行、CSV内で重複した行、台帳側で重複したIDを取り込む前に分けます。大文字・小文字の扱いも含め、同じ値と判断する基準を運用でそろえます。

対象テーブルと列の対応を確認する

extensionを使う場合は対象テーブルを選び、CSVの列とAirtableのフィールドを割り当てます。Merge with existing recordsを使うなら照合フィールドを明示し、作成・更新・変更なしの見込み件数を確認します。違うテーブルへ取り込むと見た目が似ていても別の台帳へ書き込むため、ベースとテーブルの両方を点検します。

空欄で消すか残すかを決める

連絡先が空欄のCSVは「情報なし」なのか「削除したい」なのかを区別します。Skip blank or invalid CSV valuesなどの設定を目的に合わせ、既存値が保持されるかを小さな例で確かめます。更新対象でない担当メモや対応状態は割り当てから外し、CSVにない値まで置き換えないようにします。

三行で結果を確認してから広げる

既存IDの更新、新しいIDの追加、空欄を含む既存IDの三行を練習します。作成・更新の予定件数と実際のレコードを照合し、先頭ゼロと日本語が保たれるかを確認してください。キー空欄や同じキーの複数行は別の確認対象にします。同じファイルの再取込で新規件数が増えるなら、照合条件を見直します。

定期取込へ進む前に変更範囲を残す

取込日時、ファイル名、対象期間、更新件数を記録すると復旧時に追いやすくなります。大きなファイルは現在の容量・行数制限を確認し、上限を超える部分を無視して完了と扱わないようにします。定期自動化が必要になったらMakeなどを検討しますが、まず今回の照合・空欄・復元ルールをそのまま設計に持ち込みます。

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