Baserowの選び方｜表の整理から業務台帳へ進める条件

一行が何を表すかを固定する

顧客一人、問い合わせ一件、注文一件を同じ表へ混ぜないようにします。一人の顧客から複数の依頼が来るなら、顧客と依頼を別の記録として扱う設計を検討します。名前の表記揺れに依存しないIDを決めると、後から照合しやすくなります。

表示と編集権限を分ける

担当者向けの見方が作れても、見せたくない記録へ本当にアクセスできないかは別の確認です。必要な役割と範囲を表にし、各プランの権限機能へ当てはめます。顧客向けに使う場合は、内部の作業台帳をそのまま共有する構成にしないでください。

Cloudと自己ホストの比較

Cloudでは保存量と行数、自己ホストでは基盤と保守担当を確認します。同じデータ構造でも、どこまで提供側が運用するかは違います。無料の導入ができるという理由だけで、バックアップや障害対応を省いた予算にしないようにします。

CSVで移す前に型を確認する

日付、金額、電話番号、複数選択、添付は同じ文字列として扱えません。代表的な十件を移し、先頭ゼロ、改行、空欄、時差のある時刻を確認します。全件の移行前に、移行元IDと移行先IDの対応表を用意してください。

仕入先台帳を試す例

架空の仕入先五十社を扱う場合、連絡先、取扱品、担当者、見直し日を別の項目にします。担当者が一件修正し、一覧から期限が近い記録を確認できるか試します。複数担当者が同じ情報を更新する場面では、どの記録を更新の基準にするかも決めます。

書き出しと復旧を混同しない

公式の表書き出しではコメントや変更履歴などが含まれない範囲があります。CSVを保存しただけで、元の運用が完全に復元できるとは考えないでください。必要な履歴、添付、関係を確認し、移転時に再構築する部分と保管する部分を分けます。

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会社名が変わった行を扱う

架空の取引先が名称を変更した例で、安定したIDを保ったまま案件との関係が残るか確認します。新しい社名だから新規会社として増やすのではなく、更新の根拠を担当者が説明できる状態を作ります。同名の別会社も検証に含め、文字が同じという理由だけで統合しないようにします。元の表と件数が一致することに加え、どの相手へ結びついているかを一件ずつ確認することが大切です。