Tallyでファイル提出フォームを作る｜容量・形式・共有リンクの管理

何を何件受け取るか決める

例は申込IDにひも付くPDF資料一つと任意の画像を受け取るフォームです。必要な形式、上限、担当者の確認手順を先に決めます。大きなファイルを受け取ること自体を目的にせず、運用上必要なサイズに絞ります。秘密性の高い書類では、利用規約と組織の取扱方針に合う受渡し方法かを別途確認してください。

ファイルアップロード項目を追加する

Tallyの入力ブロックからファイルアップロードを配置し、ラベルに提出する内容を具体的に書きます。必要なら最小・最大ファイル数、最大容量、許可する形式を設定します。公式では無料の一ファイル10MB、より大きい提出にはProを案内していますが、契約時には現在の条件を確認してください。

受付IDと提出回を持たせる

氏名だけでファイルを区別せず、申込IDや案件番号を入力してもらいます。再提出があるなら初回を残すか最新版に差し替えるかを決め、提出日時と回数を記録します。同じファイル名でも内容が違う場合があるため、ファイル名だけで同じ提出と判断しないようにします。

形式チェックと内容確認を分ける

PDFのみなどの形式制限は入力ミスを減らしますが、中身が正しいことや安全であることまで保証しません。担当者は受付ID、必要なページ、読み取れる内容を確認します。機械的に転送や公開する前に確認待ちへ置き、開けないファイルや条件に合わない提出をどう連絡するかも決めておきます。

共有リンクの閲覧範囲を確かめる

Tally公式は、Google Sheetsなどへ出力されたファイルURLはリンクからアクセスできる場合があると説明しています。シートの共有先へ提出物の閲覧範囲が広がることを考慮してください。受付一覧内のアクセスと外部に書き出したリンクは分けて確認し、広いチャンネルへそのまま貼り付けないようにします。

境界ケースを公開フォームで試す

許可形式の小さな一件、許可されない形式、容量超過、複数ファイル、再提出を確認します。完了画面が出た後、受付一覧のIDとファイルを照合してください。スマホから選択・送信できるかも見ます。容量や形式で拒否された場合、利用者がどこを直せばよいか分かる説明になっていることが大切です。

保管・削除・再提出の担当を決める

提出物をいつまで保管し、完了後に誰が削除するかを決めます。別の保存先へ転送するなら元とコピーの両方が残るため、保管場所を一覧化します。外部連携が止まった場合はTallyにある回答を先に確認し、再提出を求める前に失われた範囲を調べます。必要な運用が標準機能で足りるか確認してから自動化を追加します。

• Tallyで問い合わせフォームを作る｜質問・公開・受付後の確認
• Tallyの回答をGoogle Sheetsへ送る｜標準連携と過去回答・時刻の確認
• ファイル提出フォームの選び方｜容量・共有リンク・保管を確認