CMS移行中の記事更新を管理する｜更新停止・差分・公開切り替えの手順

移す対象と更新担当をそろえる

公開中の記事だけでなく、下書き、予約記事、画像、添付、著者情報、言語ごとの本文を一覧にします。編集者がどこで何を更新するかを確認し、移行担当が見ているデータと実際の公開内容が一致するか調べます。ページ数だけでは、必要な画像が欠けたことや下書きが公開されたことを見つけられません。各記事の識別子、公開状態、URL、更新日時を記録し、移行中に誰が変更を承認するかを決めます。自動化で追加される記事も一覧へ含めましょう。

更新を止める期間を短く定義する

編集を止められる場合は、開始時刻、対象の範囲、終了の判断者を決めます。すべてを長期間止めるより、最初の移行と確認を済ませてから最終差分のための短い停止期間を取る方法を検討します。緊急の訂正が必要な場合の窓口を残し、例外更新をしたら移行担当へ伝える手順を定めます。「編集しないでください」という連絡だけでは、予約公開や別の担当の修正が残るため、対象システムの更新経路を確認して実施しましょう。

止められない変更は差分台帳へ残す

営業案内や重要な訂正を止められない場合は、変更した記事、日時、編集者、変更理由、新しい内容の保存先を記録します。移行担当は差分を反映したら、対象と確認者を台帳へ追記します。新サイト側で先に編集してよいかも決め、旧サイトと新サイトで同じ本文を別々に直す状態を避けましょう。差分は本文だけでなく、URL、公開状態、参照先、画像差し替えも含めます。削除した記事が最終取り込みで復活しないよう、削除も明示的な変更として扱います。

書き出しと取り込みの意味を確認する

WebflowなどのCMSでは、CSVによる取り込みや書き出しの資料がありますが、すべての構成が一つのファイルへ完全に保存されるとは考えません。識別子による更新と新規作成を区別し、参照フィールド、画像、リッチテキスト、言語別データを検証用の記事で確認します。取り込み方法を誤ると、同じ記事が複数作られることがあります。利用中のCMSと契約で可能な方法を読み、少数の記事を移して期待する公開状態と一致するか調べてから対象を広げましょう。

最終差分は記事単位で照合する

切り替え前は、最終時点の記事一覧を保存し、旧新で識別子、本文、URL、公開状態を照合します。日英の記事があるなら、片方だけの修正が他言語の確認済みを意味しないようにします。本文が同じでも画像や内部リンクが古い場合があるため、代表的なページを公開予定の環境で確認します。未解決の差分は「後で直す」と曖昧にせず、公開を止める問題か、担当と期限を決めて残す問題かに分けます。承認した最終版を再現できる保存も必要です。

再開する編集先を一つに決める

公開を切り替えたら、今後の編集先を明確にし、旧CMSへ新しい変更が入らないよう担当者へ周知します。旧環境を戻すために残す場合も、通常編集の場所として併用しません。切り替え後の最初の更新を一件行い、本文、言語、URL、公開状態が想定どおり変わるか確認します。移行期間中の差分台帳を閉じる条件を決め、未処理の例外がなくなったことを担当者同士で確認しましょう。日英運営と引き継ぎ全体は、関連ガイドで整理できます。

• 制作会社からWebサイトを引き継ぐ｜契約・編集・復旧の確認表
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