イベント申込みを締め切る｜最終名簿と追加受付を分ける

締切時刻と名簿確定の時刻を決める

申込みの締切を金曜18時、印刷名簿の確定を19時とする例では、１時間は未反映データや重複の確認に使います。これは運用例であり、ツールがこの時間を必要とするという意味ではありません。告知ページ、フォーム、担当者用の手順で同じタイムゾーンを使います。フォームが閉じた時刻と、連携先へ届いた時刻が一致するとは限りません。まず何を受付対象にするのかを決め、締切後に届いた連携データを機械的に削除しないようにします。

Tallyの終了設定を使う範囲

Tallyのフォーム設定には手動終了、終了日時、回答数上限、終了画面の案内があります。主催者の締切を設定し、終了後の画面に追加受付の問い合わせ先や次回の案内を載せます。回答数上限は行数であり、１回答で複数人を受け付ける設計の人数制限と同じとは限りません。定員管理と時刻による終了を混同しないでください。既に開いているフォームで送信した場合も試し、参加者が完了を誤認しない案内になっているか確認します。

最終名簿を版として保存する

名簿の版にはイベントID、対象回、確定日時、作成者、受付件数、人数を残します。元の申込IDは消さず、取消済みと重複を除いた理由が分かるようにしてください。CSVを書き出す場合は必要な列だけを選び、当日受付に不要な自由記述や連絡先を含めない構成にします。印刷物にも版番号を付けます。Airtableのビューを絞っただけでは元データの変更によって見える内容も変わるため、固定した名簿が必要か、最新状態を見る一覧でよいかを先に決めます。

締切後の変更は差分として扱う

締切後の取消や主催者承認の追加は、最終名簿を黙って上書きせず変更表へ残します。変更ID、元申込ID、追加か取消か、承認者、当日受付への連絡日時を記録します。新しい名簿を配るなら旧版を回収するか、差分表と一緒に扱うルールを決めます。受付担当者が紙、別の担当者がスマホの一覧を見る場合は、どちらの情報を優先するかも共有してください。参加者の連絡だけで例外追加を確定せず、定員と運営上の受入れ可否を確認します。

連携が遅れたときに照合する項目

締切直前の回答が台帳にないときは、回答元の件数とID、転送先のID、失敗履歴を突き合わせます。件数が同じでも１件が重複し別の１件が欠落している場合があるため、IDで比較するのが基本です。途中から再実行する場合は既存IDを照合し、同じ回答を追加し直さないようにします。時刻は表示形式だけでなくタイムゾーンも合わせます。Airtableの自動化では日付の表示と処理に使われる時刻の扱いが異なることがあるため、締切前後の架空データで境界を試します。

費用をかける前に担当と確認回数を決める

単発の小さな講座なら、フォームの終了設定と手動照合、版番号付きCSVで十分な場合があります。日次で名簿を配る、複数会場へ同時配布するなどの負担が増えてから連携を追加します。費用を見るときは受付件数だけでなく、照合の実行回数、共同編集者、履歴を残す期間も含めてください。自動的にCSVを作れても、受け取った担当者が旧版を使い続ければ改善しません。名簿を作る人と最終受領を確認する人を先に決めることが、追加サービスより効果的な場合があります。

締切をまたぐテストを行う

締切直前、直後、連携停止中、取消反映後、追加承認後のデータを用意して確認します。最終名簿の件数、人数、元IDが一致し、旧版を見ている担当者に変更が届くところまでが確認範囲です。終了フォームから不要な再申込みが発生しないことも見ます。補欠の繰り上げは待機列の記事、当日来場の記録は出欠管理の記事へ接続してください。今回の作業の完了はフォームを閉じた瞬間ではなく、受付担当者が確定版と必要な差分を受け取った時点です。

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