仕入れの納品差を管理する｜発注・到着・不足・過納を照合する

発注数と書類上の納品数を分ける

発注書の数量、納品書の数量、箱を開けて確認した数量は別に記録します。納品書が10でも現物が9なら、到着数は9です。発注単位が箱、在庫単位が個の場合は入数を合わせます。架空発注PO-306で5箱を頼んだなら、1箱の入数も含めて照合し、単位が不明なまま在庫を更新しないようにします。

明細ごとに不足・過納・不良を残す

発注ID、明細ID、仕入先、SKU、発注数、到着数、受入れ数、不良数、未着数、確認担当を持たせます。SKUごとに不足と過納が混在することがあります。総数だけ一致しても、違う商品が多く届いていれば正しくありません。保留品は受入れ済みと分け、置き場も記録します。写真や書類は対象明細へ紐付けます。

到着と受入れを別の工程にする

到着した商品を検品し、販売や制作へ使える数を確定します。Shopifyの在庫移動の受入れでも、受け入れ、拒否、取消など数量の扱いを分けられます。ただし自社の仕入れ台帳へ同じ手順をそのまま当てはめず、現在の運用を確認します。検品前の到着通知だけをきっかけに未引当注文へ回さないようにします。

仕入先へ確認する内容を一件にまとめる

発注番号、対象SKU、発注と到着の差、写真、希望する確認事項をまとめます。追加納品、返送、書類訂正などの希望と、仕入先が承諾した内容を分けます。過納品を勝手に使ったり、不足分の到着日を未確認で顧客へ約束したりしないようにします。回答待ちには次回確認日を付け、担当交代でも経緯が分かる状態にします。

追加納品や訂正で二重に入れない

不足分が後日届いたら、新しい入荷IDを付け、元の発注の未着数を減らします。訂正した納品書の全数を再度加えると二重に在庫が増えるため、実際の追加数だけを処理します。受入れを誤った場合は、すでに商品が引当や発送に使われていないかを先に見ます。履歴を残したうえで、対象を限定して訂正します。

発注全体を閉じる条件を決める

不足分の到着、過納の返送、不良品の対応、書類の訂正が終わったかを明細ごとに確認します。数量が一致しても仕入先との確認が残るなら別の残件として追います。確認例は分納、違うSKU、箱と単品、過納、取消を含めます。完了時には発注、受入れ、未着、取消の関係が説明できることを確認します。

PO-306：不足分の追加納品だけを受け入れる

確認用のPO-306で10個を発注し、初回に9個受け入れたとします。後日不足の1個が届き、仕入先の訂正書類には10個と書かれていても、今回の入荷数は1個です。初回の入荷IDと新しい入荷IDを分け、発注の受入れ合計を10個、未着を0へ更新します。書類の訂正を在庫の新しい移動と混同しないことが重要です。後日の1個が不良なら受入れを完了にせず、現物は検品保留へ置きます。発注数量が埋まっただけで残件を閉じず、使える数量と仕入先の対応を合わせて確認します。

仕入先から訂正の回答が届いた場合は、どの発注とどの明細への回答かを確認します。一つの書類に複数の発注が含まれることもあるため、総額や納品日の一致だけで関連付けません。追加納品を待つのか不足分を取り消すのかが決まったら、未着の一覧へ反映します。倉庫が使う受入れの一覧と購買担当が使う確認の一覧も、同じ数量を見ているか照合します。社内表の更新が遅れた場合は、現物をもう一度数えてから処理します。仕入先との会話が終わっていても、保留品が現場へ残っていないかを最後に確認します。

道具と費用を増やす前に確認する

仕入先が少なく納品も少量なら、発注明細と受入れ表で始められます。費用は明細数、検品時間、仕入先との照会、返品や追加納品の処理で変わります。CSV連携を足す前に単位とSKUの対応をそろえます。高機能な在庫管理を導入する場合も、現物を数える担当とシステムへ受け入れる担当の境界を決めることが先です。

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