問い合わせ・見積もり
受付から担当割当、見積もり、返答まで。問い合わせを追える表と連携の作り方を案内します。
問い合わせを受け付ける画面と、社内で対応を進める台帳を分けて用意します。まず一件を手作業で最後まで通し、受付番号・担当者・次の確認日が残るかを確認しましょう。
作業の流れ
必要な情報を受け付ける
回答に必要な項目を決め、添付や希望日を必要な場合だけ追加します。送信完了と回答完了は別の状態にします。
担当者と次の作業を記録する
受付番号で問い合わせを識別し、担当者・期限・対応状況を記録します。未割当と期限超過を別の一覧で確認します。
見積もりと返信を照合する
見積もり番号と版を記録し、承認した金額・宛先・添付版を照合します。送信できたことまで確認して対応を閉じます。
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見積もりの変更と採用版を管理したい
この仕事に使えるテンプレート
記入例を見てから編集・コピー・保存できます。
データを整える補助ツール
連携項目の対応表を作る
元データと保存先の項目、変換内容を整理します。
ツールを開く →CSVの事前チェック
取込み前に必須項目の空欄・IDの重複・列数を確認します。
ツールを開く →関連するガイド
Tallyで問い合わせフォームを作る｜質問・公開・受付後の確認
Tallyで問い合わせフォームを公開する手順です。必要な質問、必須項目、完了画面、スマホでの入力、受付後に担当者が確認する場所まで整理します。
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Tallyで見積もり依頼フォームを作る｜仕様・希望日・確認事項の集め方
印刷や制作の見積もり依頼で必要になる仕様を、質問の順序に沿って集めます。
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Airtableで問い合わせ管理表を作る｜受付・担当・対応状況の設計
Airtableで小規模チーム向けの問い合わせ管理表を作る手順です。受付ID、入力フォーム、担当、未対応ビュー、対応履歴を分けて、抜け漏れを確認できる構成にします。
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Airtableのフォーム回答を担当者へ割り振る｜種類別の受付と未割当の確認
Airtableフォームで受けた問い合わせを種類別に整理し、担当を割り振る方法です。手動運用から始め、自動化する場合の条件、既存担当の保持、例外処理を確認します。
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Airtableのビューで未対応案件を確認する｜フィルター・並び順・共有の注意点
同じAirtableテーブルから未着手・期限超過・担当別の一覧を作ります。フィルターの組合せ、空欄、完了の扱い、共有先に見える情報を確認する手順です。
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MakeとAirtableを連携する方法｜受付データの検索・追加・更新
Makeで受付データをAirtableへ保存する手順を解説します。検索結果が0件・1件・複数件の場合を分け、Record ID、空欄の扱い、再送時の確認まで整理します。
ガイドを読むMakeでフォーム受付メールを自動返信する｜宛先・本文・送信状態の設定
フォーム回答の保存後にMakeとGmailで受付メールを送る手順です。宛先の確認、定型本文、返信先、送信済み状態、重複送信と失敗時の確認点を解説します。
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Makeの処理を承認後に実行する｜確認用の表と送信状態を分ける
表で確認済みになった依頼だけを外部へ送る構成を作ります。
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問い合わせの初回返信期限を管理する｜受付時刻・営業時間・回答待ちを分ける
問い合わせの受付メールだけでは、顧客へ回答したことにはなりません。受付、初回返信、調査中、解決を分け、営業時間を踏まえた返信期限と次の行動を管理する方法を整理します。
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見積書の版と承諾を管理する｜最新版・送付済み・採用版を分ける
見積書は「最後に作ったファイル」と「顧客が承諾したファイル」が一致するとは限りません。案件、見積もりの版、送付履歴、承諾内容を分けて管理し、古い条件で受注する事故を防ぎます。
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営業案件を引き継ぐ｜約束・未回答・次の連絡を一枚にまとめる
担当交代で失われやすいのは、顧客情報そのものより「何を約束し、何をまだ答えていないか」です。案件の履歴を全部読み直さなくても、次の連絡を進められる引き継ぎ表を作ります。
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重複した問い合わせを整理する｜同じ人と同じ用件を分けて照合する
同じメールアドレスから届いた問い合わせを、すべて重複として消すのは危険です。同じ用件かを人が確認し、元の受付と追加連絡の履歴を残しながら整理する手順をまとめます。
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不足資料の提出を依頼する｜必要ファイルと確認済みを対応させる
問い合わせや見積もりに必要な資料が不足しているとき、メールで何度も催促するだけでは進捗が分かりません。必要な資料、提出されたファイル、確認結果を対応させて管理します。
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見積もり後の仕様変更を整理する｜金額・納期・承認を同時に確認する
見積もりを送った後に数量や納期が変わったら、総額だけを直すと確認漏れが起きます。変更依頼の受付、影響の整理、再見積もり、顧客の確認を一続きの記録として管理します。
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営業サンプルの送付と返却を管理する｜案件・追跡番号・確認日をつなぐ
サンプルは発送したら終わりではありません。何を誰へ送り、いつ感想を聞き、返却が必要かを案件と結び付けて管理する方法を整理します。
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折り返し電話の希望時間を管理する｜約束した枠と連絡結果を残す
「あとで電話します」というメモだけでは、いつ誰が連絡するのか分かりません。顧客の希望時間と社内で確約した枠を分け、折り返しの結果まで確認できる一覧を作ります。
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契約更新の確認を管理する｜更新日・回答期限・顧客の意思を分ける
契約の更新日だけを一覧にしても、顧客へ何をいつ確認するかは分かりません。更新条件の確認、社内判断、顧客の回答、実際の契約手続きを分けて管理します。
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失注理由を記録して振り返る｜推測と顧客の回答を分ける
失注理由を「価格が高かった」でまとめるだけでは改善につながりません。顧客が伝えた理由、担当者の推測、連絡が取れない状態を分け、次の提案へ使える形で記録します。
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