MakeでGmailをスプレッドシートに記録する｜対象メールと重複の設定

台帳の一行を「一通のメール」と決める

同じ件名や同じ相手からのメールでも、別の相談であることがあります。重複の判定には件名だけを使わず、GmailのメールIDを保存します。スレッド単位の進捗を管理したい場合は、メールの記録と相談案件の記録を分けて設計してください。この例はメール一通につき一行を残す台帳です。

練習用ラベルと記録先を用意する

Gmailに練習用のラベルを作り、自分で管理するメールを三通入れます。記録先の列はmessage_id、received_at、sender、subject、processed_atとします。初回は本文の保存を省き、個人情報を必要以上に複製しない形にします。表を閲覧できる人と、元メールを閲覧できる人が同じとは限らない点も確認します。

Watch emailsの対象を絞る

MakeでGmailのWatch emailsを追加し、ラベル、フォルダー、検索条件などで対象を絞ります。取得件数は最初は一件にし、過去メールを読む開始位置にも注意します。未読状態だけを処理済みの代わりに使うと、人が読んだ操作と自動化が干渉します。メールの既読と台帳への保存済みは別に管理します。

メールIDで確認してから行を追加する

Google SheetsのSearch Rowsでmessage_idを探し、見つからない場合だけAdd a Rowへ進める構成にします。検索結果がゼロでも処理を続ける設定を確認し、その場合のフィルター条件を実際の出力で確かめてください。見つかった場合は追加しません。この方法でも同時実行や他の書き込み経路があると競合するため、重要な記録には一意制約を持つ保存先も検討します。

各列へ値を割り当て、保存後に状態を変える

message_idへメールのID、受信日時へ対応する日時、件名へSubjectを割り当てます。差出人名と差出人アドレスを混同しないようにします。保存成功後に処理済みラベルを付ける場合も、ラベルだけで成功を判断せず台帳IDと対応させてください。認証や秘密情報を含むメール本文をログ用の表へ転記しない運用にします。

三通と再実行で照合する

通常のメール、同じ件名の別メール、本文がないメールを練習で確認します。それぞれ異なるIDで一行ずつ残ることが条件です。同じメールを再処理したときには行が増えないことを別に確認してください。件数が増える場合は、対象ラベルや検索条件を広げすぎていないかも見直します。

よくある疑問：既読メールや古いメールも対象にするか

台帳へ残す条件を未読に限定すると、担当者が先に読んだメールが対象外になることがあります。対象ラベルや送信元など業務上の条件を優先し、既読かどうかだけを受付の判断に使わないようにします。過去分を取り込む場合は、期間と上限を決めて別の作業として扱います。

過去分と新着の処理を同時に始めると、重複確認や利用枠が複雑になります。まず少数の過去メールでIDと件名を照合し、件数が正しいことを確認してから範囲を広げてください。過去のメールを新しい問い合わせとして担当者へ通知しないことも条件です。

保存だけ成功した場合の復旧を決める

表への追加後にGmail側のラベル更新が失敗しても、元の行は消えていません。台帳のメールIDを先に検索し、既存行があればラベルや状態の修正へ進めます。最初から全体を流し直してよいかは、重複防止の条件を確認して判断してください。取得の頻度と保存件数を分けて、クレジットも見積もります。

• Makeの重複登録を防ぐ｜受付ID・Data store・再実行の設計
• Makeのエラー対応｜履歴・未完了実行・安全な再実行の手順
• Makeのクレジット計算｜定期実行・複数行・再実行を数える
• Makeでフォーム受付メールを自動返信する｜宛先・本文・送信状態の設定