Makeでスプレッドシートの期限を通知する｜毎朝の抽出と再通知防止

期限と通知のルールを先に決める

通知対象は「今日と翌日」、期限切れは別の一覧、通知先は担当者用チャンネルとします。同じ期限では一回だけ通知するのか、完了まで毎日通知するのかも決めます。この記事は一回だけの例です。毎日送る仕様へ変える場合は、通知済みキーに日付を含めるなど別の条件が必要になります。

タスクIDと通知済みキーを用意する

表にtask_id、title、due_date、status、reminder_key、reminded_atを作ります。due_dateは2026-11-02のように年・月・日が分かる形式へ統一し、statusはopenとdoneなど固定します。通知済みキーの例はTASK-001|2026-11-02です。同じタスクでも期限が変われば別の通知対象として判断できます。

毎朝の実行と日付の基準をそろえる

Makeのスケジュールを毎日、たとえば担当者の午前9時に設定します。判定する日付も業務のタイムゾーンへそろえ、日本語版の例ならAsia/Tokyoを使います。UTCの日付と日本の日付を混ぜると深夜帯に対象がずれます。夏時間がある地域では、通知時刻と期限の意味が季節でずれないかも確認します。

既存行を検索し、対象だけを通す

Google SheetsのSearch Rowsを使い、openの行を対象にします。取得上限に達していないか確認し、期限の値を日付として扱って、今日の開始以上かつ明後日の開始未満の条件にします。空欄や不正な日付は通知対象へ混ぜず、確認用に分けます。行追加のトリガーだけでは、昨日作ったタスクの期限接近を検知できません。

通知後に今回の期限を記録する

計算した通知済みキーがreminder_keyと異なる行だけSlackへ送ります。本文にはタスクID、題名、期限を載せ、成功後に今回のキーと日時を更新します。期日を変えた場合に再通知するかは、このキーの比較で扱います。通知から更新までの間に担当者が期限を変える場合もあるため、大事な案件は更新前に元の値が変わっていないか確認する設計にします。

五つの期限パターンを確認する

今日、翌日、明後日、期限切れ、完了済みの五件を用意します。今日と翌日の未完了だけが対象になること、同じ条件でもう一度動かすと通知が増えないことを確認します。期限を変更した場合の再通知も別に試してください。日時を含む列なら、ちょうど境界時刻の前後も見ます。

よくある疑問：期限変更と担当者変更をどう扱うか

この例では期限変更でキーが変わり、再通知の対象になります。担当者が変わっただけでも新しい担当者へ知らせたいなら、担当者IDもキーに含めるなどルールを変えます。完了から未完了へ戻した場合に再通知するかも業務によって違います。キーの形式を決める前に、何が変われば新しい通知が必要かを書き出します。

変更ルールを後から変えた場合は、過去の通知済みキーと整合するかを確認します。全件を未通知へ戻すと大量投稿になるため、移行対象を限定して手作業で確認してから有効にしてください。

通知失敗と取得上限を監視する

Slackへの通知後に行更新だけ失敗したときは、同じキーが未通知に見えることがあります。履歴を見てから状態を修正し、通知だけを増やさないようにします。また、検索の上限で後半の行を取得していない場合、エラーなしでも通知漏れが起きます。未完了タスク数と取得数を定期的に照合してください。

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