MakeでGoogleフォームの回答をSlackに通知する方法

完成形と三件の見本を決める

完成条件は、新しい回答一件について、受付ID・相談種類・短い概要がSlackへ一回届くことです。通常の回答、概要が空欄の回答、同じ受付を再確認する場面を用意します。回答本文を全員が読めるチャンネルへそのまま送らず、詳しい内容は権限のある表へ戻って読む形にします。

Googleフォームの回答先を設定する

Googleフォームの回答タブからスプレッドシートへ保存する設定を行います。練習用フォームを一回送信し、回答シートに実際の列ができたことを確認してください。例では受付時刻、相談種類、概要を使い、管理用にrequest_id、notified_at、slack_message_idを追加します。列名は運用開始後に不用意に変更しません。

Watch New Rowsで回答シートを選ぶ

MakeでGoogle SheetsのWatch New Rowsを追加し、対象シートと見出し行を選びます。取得件数は最初は一件です。開始位置には練習用の回答が含まれるよう設定し、既存の顧客回答をまとめて取得しないようにします。表の途中の完全な空行は読み取りを妨げることがあるため、回答データを連続した表として保ちます。

Slackには判断に必要な情報だけを渡す

Slackのメッセージ作成をつなぎ、接続と投稿先を固定します。本文の例は「新規受付：TEST-001／種類：資料請求／概要：料金について」です。実際には各値へ回答シートの出力を割り当てます。概要がない場合の表記も決め、チャンネルの閲覧権限を確認してから本番へ切り替えます。

通知に成功した記録を残す

Slackの後にGoogle SheetsのUpdate a Rowを置き、取得した行番号を使って通知日時と返されたメッセージIDを記録します。他の列の値を消さないよう、更新対象と保持する値を確認してください。通常の新着取得と、失敗した通知の復旧は分けて扱います。新着取得だけで通知漏れが自動回収されるとは考えません。

手動実行で回答・投稿・通知状態を照合する

Run onceで練習用の一件を処理し、元の回答、Slackの投稿、通知日時を見比べます。次の回答を追加して同様に届くことも確認してください。Slackの接続が拒否された場合は、投稿先、接続の権限、ワークスペースの管理設定を確認します。空欄の項目は元データと割り当ての両方を見ます。

よくある疑問：表への追加処理も必要か

Googleフォームが回答先のシートへ既に保存しているなら、同じシートへAdd a Rowを追加する必要はありません。追加すると回答が二行になったり、その追加行を再び新着として拾ったりする場合があります。別の管理台帳へ転記する仕事なら、元の回答と管理台帳の受付IDを対応させ、片方を削除しても追えるようにします。

また、フォームの設問名を変えた場合は割り当てを確認します。通知内容が空になっていないかを練習用の回答で調べ、変更した人と自動化を管理する人の間で共有してください。フォームが送信できることだけでは、後続の通知が正しい証拠になりません。

定期実行と費用を確認する

通知を何分待てるかを決めてから実行間隔を設定します。取得、通知、状態更新に加え、追加した検索や重複確認も消費へ含めます。通知の成功後に状態更新が失敗すると、全体のやり直しで再投稿されるおそれがあります。未完了実行とメッセージIDを確認してから、必要な箇所だけ復旧する運用にしてください。

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