商品コードの表記をそろえる｜取引先コードと自社SKUの対応表を作る

コードの正本と別名を決める

自社で在庫と注文を管理するコードを正本SKUにし、仕入先コードや旧コードを別名として持ちます。同じ文字列でも取引先が違えば別商品を指すことがあるため、仕入先IDと元コードを組にします。商品名の類似だけで同一商品と判断せず、型番、サイズ、色、入数を確認します。SKUを商品名の代わりに気軽に変更しない方針も決めます。

単位を対応表へ含める

対応表には仕入先ID、元コード、自社SKU、元の単位、基準単位、換算数、確認者、有効開始日を置きます。元コードBX-10が10個入り一箱、自社SKUが単品なら、数量3は3個ではなく30個です。入数が変わったら元の対応を上書きせず、有効期間を分けます。換算数が不明な行は更新の対象から外します。

自動で整える文字を限定する

前後の空白や不要な改行は比較用の値で除けますが、先頭のゼロ、ハイフン、大文字小文字を一律に消してよいとは限りません。たとえば0012と12が異なるコードなら数値へ変換しないようにします。元の文字列を残し、どの変換をしたか対応表で説明します。CSVを表計算で開く段階の自動変換にも注意します。

未一致と複数一致を更新から外す

照合結果は一致、未一致、複数一致、期限外を分けます。未一致を新商品として自動追加すると、既存商品の別名が重複することがあります。複数一致は正しい候補を確認し、一つに決まるまで在庫を更新しません。Airtableへ取り込む場合も、CSVの更新キーと商品コードの対応は別の確認として扱います。

誤対応の影響を追跡する

誤った対応が見つかったら、対象の仕入先、元コード、期間、取り込みIDを特定します。対応表を直すだけでは過去の更新は戻りません。どの注文や在庫調整に使われたかを確認し、元データと現在の状態を照合して訂正します。すでに発送した商品があれば、データ修正とは別に顧客対応を検討します。

コードの境界と入数変更を確認する

先頭ゼロ、全角文字、同じコードの別取引先、箱と単品、旧コード、複数一致を確認します。更新前に対象件数と数量の合計を出し、更新後と比べます。すべて一致した表示でも換算後の数が正しいかを見ます。対応表の変更を担当者以外が確認する工程を設けると、大きな在庫差へ広がる前に止めやすくなります。

BX-10：三箱を三個にしない

確認用のCSVに仕入先A、コードBX-10、数量3があるとします。対応表が1箱10個、自社SKU ITEM-012なら、基準単位の数量は30です。同じBX-10でも仕入先Bで1箱12個なら別の対応です。さらに仕入先Aが翌月から入数を8個へ変えた場合、過去の取り込みを24個へ書き換えないよう有効期間を分けます。更新前の確認一覧には元数量、元単位、換算数、変換後の数量を並べます。結果だけを見て30が正しそうと判断せず、取引先と日付まで戻って照合できることが重要です。

対応表の変更を依頼する入口も用意します。未一致を見つけた担当者が直接正本SKUを作るのではなく、元の仕入先情報と確認資料を添えて依頼します。確認者は現物や取引先の資料で対応を決め、変更した範囲を記録します。既に使われなくなった別名を削除すると過去データが照合できなくなるため、無効になった期間を持たせる方法を検討します。CSVの読込み前に、先頭ゼロが残っていることと数量欄がコード欄へ入っていないことも確認します。列の位置だけで対応を決めず、見出しと例の値を読み合わせると、形式変更の影響に気づきやすくなります。

道具と費用を増やす前に確認する

対応数が少なければCSVの対応表で始められます。取引先や入数変更が増えたら、Airtableなどで有効期間と確認者を管理します。作業量はSKU総数だけでなく、未一致と複数一致の件数で見積もります。自動化の費用に加え、コード変更の確認、再取り込み、現物の照合の時間を含めます。名称から推測するAI照合は候補作りにとどめます。

• AirtableへCSVを取り込む｜新規追加・既存更新・重複の確認
• CSV取り込みを自動化する｜追加・更新・エラーを分ける
• Makeで経費CSVを整える｜日付・通貨・エラー行の分離