Makeで経費CSVを整える｜日付・通貨・エラー行の分離

完成するものと対象範囲

カード明細や経費表のCSVを取り込み、日付・通貨・金額を揃えた確認用の表を作ります。元データを上書きせず、変換に失敗した行は理由付きで別に残します。勘定科目や課税区分の自動決定は対象外とし、経理確認へ渡す前処理に限定します。

入力元ごとに列の意味と書式を固定した変換定義を作ります。海外サービスの明細と国内カードの明細を一つの規則で無理に処理しないことが大切です。定義には見出し名、日付形式、負数の表し方、通貨の出所を含め、版番号を付けます。取込時は使用した定義版を保存することで、後日同じ元ファイルから同じ結果を再現しやすくなります。

項目と保存先を準備する

入力と保存先に用意する項目は、取込ファイルID、元行番号、取引ID、原文日付、変換日付、原通貨、原金額、変換状態です。元の値と担当者が確認した値は区別し、同じ名前の列を別の意味へ使い回さないようにします。実運用の情報を入れる前に、練習用の識別子で一件を作成し、必要な担当者だけが参照・編集できる保存先を選びます。

摘要にカンマや改行がある行も試します。見た目が一行でもCSV内部では引用符で囲まれた複数行の値になっていることがあります。正常なCSV解析器へ通した後に列の数を確認し、余分な列や不足列は行番号付きで保留します。金額が読めない場合に数字だけ抽出する変換を追加すると、通貨記号や負号の意味を落とすことがあるため、許容する書式を限定します。

設定を順に進める

CSVの文字コード、区切り文字、見出し行を確認し、列名から項目へ対応表を作ります。同じ見出しでも意味が違う場合があるため、利用日と引落日を区別します。ファイルIDと元行番号を必ず持たせ、修正後も元へ戻れるようにします。

日付は入力形式を指定して変換し、金額は通貨と分けて検証します。千区切り、少数点、括弧付きの負数を規則に含めます。解釈できない行は要確認へ送り、空欄を零円や今日の日付に置き換えない分岐を作ります。

正常行と要確認行を別の出力へ保存し、元の件数と合計が説明できることを確認します。取引IDがない場合は重複判定の限界を記録します。見た目の同じ行を削除するだけでは、同額の別取引まで失うため、除外理由を残します。

少数のデータで確かめる

練習用に、2026/10/01、01/10/2026、空欄、返金の負数を含む四行を作ります。日付形式を決めずに前二行を同じ日と判断しないこと、空欄の行が要確認へ残ることを確かめます。外貨は換算せず通貨別の合計を維持します。

運用中の変更を扱う

取込結果には正常行の合計だけでなく、要確認行の金額が未算入であることを示します。未確認の行がある限り、全体の総額が確定したと表示しません。経理が修正した値は元ファイルの値と分けて保存し、誰が何を直したかを追えるようにします。再処理時に手修正を上書きするかは別の判断として定め、毎回最新の変換結果で消さないようにします。

費用と利用量を見積もる

CSV整形の利用量はファイル数より行数と変換処理に左右されます。大きなファイルを毎回丸ごと読み直す場合、要確認行の保存や修正後の再処理も増えます。通常の行数、最大の行数、月の取込回数を分けて見積もり、Makeと保存先双方のファイル容量制限を確認します。経理担当が要確認行を直す時間も必要なため、全て自動化できた前提の費用計算は避けます。

不具合が出たときの確認

列がずれたら、見出しの変更、引用符内のカンマ、改行を含む摘要を確認します。CSVを文字列のカンマ分割だけで扱う構成は避けます。変換ルールを直したら新しい取込版で再処理し、前の正常行へ無条件に追加しません。

運用を始める前の確認

公開・運用前の確認では、通常の一件だけでなく、必須項目が欠けた一件、同じ識別子を再利用した一件、確認後に内容を変更した一件を分けて試します。特に「取込ファイルID」が元の記録へ戻る手掛かりになり、元行の数を正常・要確認・明示的除外で説明し、不明値を便宜的に埋めないという条件を満たすか確認してください。結果を担当者と共有し、どの入力をどの状態へ残すかが説明できてから対象を広げます。

文字列として読み込む列も明示します。例えば伝票番号の00123を数値へ変換すると先頭の零が失われ、元データとの照合が難しくなります。取引IDや部署コードは金額とは別の型として扱い、空欄と文字の零も区別します。練習には先頭の零、全角数字、長い識別子、引用符を含む摘要を入れ、変換前後の値を並べて確認します。集計に不要な列を落とす場合も、後で差分を調べるために必要な参照が消えないかを点検し、元行へ戻る情報だけは維持します。

• CSV取り込みの自動化
• MakeのJSON解析
• 日付とタイムゾーンの設定