分割発送を管理する｜注文・明細・荷物ごとの残数を確認する

注文と荷物を一対一にしない

一つの注文には複数の商品明細があり、さらに複数の荷物へ分かれることがあります。注文番号だけを使う表では、二便目の追跡番号で一便目を上書きしがちです。注文ID、明細ID、発送IDを分けます。Shopifyでは注文の一部を出荷できますが、実際に発送する明細と数量を確認して処理します。梱包しただけなのか配送会社へ渡したのかも区別します。

明細ごとに発送数と残数を持つ

架空注文O-801でマグ2個と皿1枚を受け、先にマグ1個だけ送る例を考えます。マグの注文数2、発送数1、未発送1、皿の未発送1を別に示します。明細ごとに注文数、取消数、発送済み数、発送待ち数を持ち、合計を照合します。二便目が作成されたことと実際に発送されたことを同じ状態にしません。

荷物に含まれる明細を記録する

発送IDごとに配送会社、追跡番号、発送日、含まれる明細と数量を残します。商品名だけでは色やサイズが違う場合に判別できないためSKUも使います。発送前には現物と表を照合し、顧客へ案内するのは今回送った商品と残りの予定です。未確定の入荷日を確定納期として自動で文面へ入れないようにします。

発送連絡を荷物単位で確認する

一便目の案内が注文全体の完了に見えないかを確認します。配送通知の内容、残数、次の連絡予定を揃え、再送した通知も記録します。倉庫や外部発送サービスを使う場合は、実際に更新できる側と確認する側を決めます。外部からの発送完了通知を受けたときも、注文と明細を照合してから残数を減らします。

誤った数量で発送済みにしたときに戻す

全量を誤って発送済みにした場合は、実際に配送会社へ渡した荷物と処理履歴を照合します。取消や訂正の操作は利用している発送方式の案内を確認し、現物の移動まで元に戻ったと考えないようにします。表だけを直して顧客への誤通知を放置せず、必要な説明と次の案内を記録します。再処理で同じ商品を二重発送しないことも確認します。

二便目と取消が混在する例を確認する

確認例には一便目だけ発送、二便目の一部取消、追跡番号の訂正、同じ商品の分割を入れます。注文数が発送済みと取消と残数に一致するかを確認します。残数がゼロでも返金や配送問題が残る場合は別作業として追います。表の状態を一つだけ見て注文全体を閉じない設計にします。

O-801：二便目の前に一部取消がある例

確認用のO-801ではマグ2個と皿1枚を注文し、一便目でマグ1個を送った後、残りのマグ1個を取り消すとします。発送済みはマグ1、取消はマグ1、未発送は皿1です。二便目の予定に皿だけを残し、一便目の追跡情報を保持します。注文全体を発送済みや取消済みの一つにまとめると、皿の発送を見落とします。返金が必要ならその確認を別に残し、皿の梱包が進んでも返金作業を完了にしません。数量の関係と残作業の関係をそれぞれ確認することで、一つの注文の中に異なる進捗があっても扱えます。

梱包台で見る一覧には、注文全体の情報だけでなく今回の発送対象を大きく示します。商品ごとの数量、残りの有無、同梱しない商品を明確にすると、一便目で全量を詰める誤りを減らしやすくなります。二便目の予定日が変わった場合は、既に送った一便目の記録を直さず、未発送分の予定を更新します。顧客から分納をやめたいという連絡があったら、配送会社へ渡した荷物を含むかを確認して対応を決めます。担当者が途中で交代しても、どの荷物がどこまで進んだかが分かる状態にします。残数の確認は日次の受注照合とも合わせて行えます。

道具と費用を増やす前に確認する

少量ならShopifyの発送記録と確認表で管理できます。外部台帳を足すのは、複数倉庫、同梱の組替え、社内の担当確認が必要なときです。費用は受注件数だけでなく、一注文あたりの荷物数、送料、通知回数、再梱包の時間を含めます。Makeへつなぐ場合も、注文全体ではなく発送明細の数で処理量が増えることを考慮します。

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