MakeでGoogleフォームの回答をNotionへ保存する方法

回答と管理台帳の役割を分ける

Googleフォームが保存する回答シートは原本、Notionは担当・状態を管理する台帳にします。例ではrequest_id「TEST-N001」、相談種類「資料請求」、概要「導入条件を知りたい」を使います。どちらが正しい内容か迷わないよう、回答本文の修正先とNotionで編集してよい項目を先に決めてください。

Notionのデータソースと列を用意する

練習用のNotionデータベースに、タイトル、Request ID、種類、概要、受付日時、対応状態を用意します。Request IDはテキスト、受付日時は日付など、値の用途に合う型にしてください。フォームの選択肢をNotionのSelectへ渡す場合は名称を一致させます。未定義の選択肢や日付の空欄は、勝手に補完せず確認対象へ残します。

接続に対象のNotionページを許可する

MakeにNotion接続を作成し、練習用ページへのアクセスを許可します。新規設定ではCreate a Data Source Itemを使い、Legacyモジュールと区別します。新しいモジュールにはdata_source_idを指定し、database_idをそのまま流用しません。一つのデータベースに複数のデータソースがある場合は対象を選び、候補に出ないときは接続の共有範囲を調べてください。

Watch New Rowsで一件だけ読む

フォームを練習用シートへ接続して一件送信し、Google SheetsのWatch New Rowsでそのシートを指定します。列見出し、開始位置、取得件数一件を確認します。管理列としてrequest_id、notion_page_id、synced_atを追加し、練習のrequest_idにはTEST-N001を手入力します。本番ではNotion作成前に受付IDを発行・保存する手順が別途必要です。並べ替えで変わる行番号だけを受付IDにしないでください。

Create a Data Source Itemへ項目を割り当てる

対象データソースを選び、タイトルを「TEST-N001｜資料請求」のようにします。Request ID、概要、日時には回答の対応する値を割り当て、対応状態は固定の「未対応」にします。最初は短いテキストと必須項目だけで作成を確認し、後から任意項目を足すと、型の不一致を探しやすくなります。

作成済みのページIDを原本へ戻す

Notionの後にGoogle SheetsのUpdate a Rowを置き、返されたページIDと同期日時を原本へ記録します。更新する行番号は取得した出力から選び、他の回答列を消さない設定にします。復旧時はページIDやRequest IDで作成済み項目を照合してから再作成します。「Notion成功、表の更新失敗」を全体の失敗として繰り返すと、台帳が二件になるためです。

空欄・選択肢違い・途中失敗を確認する

通常の一件、任意概要なし、想定外の種類、同じ受付の再処理を用意します。Notionの項目数、各プロパティ、原本のページIDを照合し、失敗時にどこまで完了したか記録してください。練習用の台帳で権限不足も確認し、接続だけ直して無条件に全件を再実行する運用を避けます。

本番運用では片方向の同期範囲を明記する

この構成は新しいフォーム回答をNotionへ追加する片方向の処理です。過去回答の編集やNotion側の変更は自動的には一致しません。更新も必要ならRequest IDで既存項目を特定し、更新可能な列と競合時の優先を別途決めます。定期実行の間隔と、検索・作成・状態更新を含む利用量を確認して有効化してください。

• 受付IDと重複防止の設計
• 途中失敗からの復旧手順
• フォーム回答をSlackへ通知する