処理の流れと項目の対応
- 問い合わせ
- 連絡先を検索・作成
- 受付ごとのタスクを作成
- 連絡先へ関連付け
連絡先の更新、タスク作成、関連付けは別々の完了状態として記録します。
| 項目 | 用途・保存先 |
|---|---|
| contact_key | 同じ顧客を照合するキー |
| request_id | 受付ごとのタスクIDと対応 |
| owner_id / due_at | 事前に決めた担当者と期限 |
顧客の記録と問い合わせの記録を分ける
同じ人が二度問い合わせた場合、連絡先は同じでも対応タスクは別に必要です。顧客を識別するcontact_keyと今回のrequest_idを分けて持ちます。例では練習用アドレスと「資料請求」という件名を使い、連絡先1件に受付ごとのタスクを関連付けます。販売メールの自動配信までは含めません。
HubSpot接続の権限を確認する
MakeでHubSpot CRMモジュールを追加し、利用する接続方式で認証します。管理者の許可が必要な場合は、連絡先の読取・更新とタスク作成に必要な範囲を整理してください。使用するHubSpotアカウントと所有者IDを先に控え、本番の営業担当へ練習タスクが割り当たらないようにします。
連絡先の検索結果を確認する
メールなど運用で定めたキーから連絡先を検索し、既存ならそのIDを保持、新規なら作成後のIDを保持します。メールは顧客の恒久IDとは限らないため、変更時に別人として増やすか統合するかを決めてください。検索が0件でも後続処理へ進めるか、複数出力の場合に何回タスクが作られるかを確認します。
タスクの件名・期限・所有者を固定する
件名は「資料請求への返信：REQ-2001」のように受付IDを含め、期限には時刻とタイムゾーンを指定します。担当は入力された任意の名前ではなく、事前に決めた所有者IDへ対応させます。問い合わせの種類が不明なら確認担当へ回し、外部入力に任意の担当者や保存先を選ばせない構成にします。
連絡先との関連付けを確かめる
タスクを作成しただけでは、目的の連絡先画面から見えるとは限りません。モジュールで関連付けを設定できるか確認し、別の関連付け処理が必要なら同じ連絡先IDとタスクIDで接続します。許可される関連付けの種類を確認し、作成成功と関連付け成功の状態を別々に記録してください。
二重タスクと部分成功を防ぐ
同じrequest_idが再送されたときは、保存済みtask_idを確認して新規作成を省きます。連絡先の更新が成功しタスクだけ失敗した場合、最初から全処理をやり直すのではなく未完了部分を復旧します。同じ顧客による別の受付まで除外しないことが大切です。受付IDが違えば、必要な別タスクとして扱います。
三つの受付を照合する
初回受付、同じ受付の再送、同じ顧客の別受付を用意します。期待する結果は連絡先1件、再送による増加なし、別受付のタスク追加です。担当者の欠落、期限のずれ、関連付け失敗も調べます。HubSpot側の契約とAPI制限、Make側の検索・更新・関連付けの消費を分けて見積もり、手動確認の担当を決めます。
Makeで小さな自動化から始める
まず練習用データで必要な処理を確認し、利用量と機能に合うプランを選んでください。登録時の料金・特典・適用条件は公式画面で確認できます。
Make公式サイトで登録する広告リンク利用量から費用を確かめる
月の処理件数、課金対象のステップ数、再試行を入力し、サービスごとに異なる課金単位を確認できます。
費用を試算する参照した公式情報
料金・提供条件・対応範囲は変更されることがあります。契約前に、下記の公式ページでご確認ください。
- HubSpot CRM connection and modules — Make情報確認日: 2026-10-30
- Make pricing — Core at 10,000 monthly credits情報確認日: 2026-10-28
- Make credits情報確認日: 2026-10-26
- Make scenario settings情報確認日: 2026-10-26
