完成するものと対象範囲
承認された納品ファイルを、決められた顧客へ案内する処理を作ります。送付するのは管理したファイルの参照で、顧客ごとに許可された宛先と共有範囲を照合します。改訂途中のフォルダーをそのまま共有するのではなく、納品対象の版を固定します。
顧客マスターには窓口名だけでなく、納品を受け取れる担当者とドメインの確認方法を記録します。同じ会社名でも別案件の資料を共有してよいとは限りません。納品表から顧客IDを引き、案件IDと許可された宛先を合わせて確認します。差し替え版の案内を全顧客へ送らないよう、対象の顧客と納品版を限定して実行できる入力にします。
項目と保存先を準備する
入力と保存先に用意する項目は、納品ID、顧客ID、納品版、承認者、ファイルID、許可宛先、案内日時、再送理由です。元の値と担当者が確認した値は区別し、同じ名前の列を別の意味へ使い回さないようにします。実運用の情報を入れる前に、練習用の識別子で一件を作成し、必要な担当者だけが参照・編集できる保存先を選びます。
リンクの有効期限を使う場合は、期限後の再発行窓口も案内します。期限が切れたこととファイルを削除したことは違うため、再送依頼でどちらを直すべきか分かる状態にしてください。納品物の原本や編集データを含めるかは契約に沿って担当者が決めます。自動化では承認されたファイルIDの集合を固定し、指定フォルダー内の全ファイルを毎回送り出す構成を避けます。
設定を順に進める
納品表に顧客IDと納品版を持たせ、承認欄が埋まったものを取得します。顧客マスターから宛先を引き、依頼文に書かれたアドレスを自動採用しません。承認後にファイルが差し替わった場合は版を変えて再確認します。
Google Drive等で対象ファイルの存在と共有範囲を確認します。リンクを知る全員へ公開する設定が必要か、特定の宛先だけでよいかを顧客ごとに決めます。共有設定を変える権限が接続アカウントにあるかも、練習用ファイルで確かめます。
案内メールに納品版、ファイル名、確認してほしい点、連絡先を入れます。送信結果を納品IDと版に結び付け、再送は理由と担当者を記録します。開封確認やリンク表示だけを、顧客が納品内容を承認した証拠にはしません。
少数のデータで確かめる
顧客C-21へ版三の資料を案内する例では、版二のリンクが残った見本文を使わないよう確認します。顧客用アカウントで版三だけを開けること、同じ共有先から制作中の別資料をたどれないことを確認します。再送時も版三の記録を利用します。
| 状態 | 確認する値 | 対応 |
|---|---|---|
| 初回の納品 | 承認版と宛先が一致 | 共有範囲を確認して案内 |
| 同じ版の再送 | 送信履歴あり・再送依頼 | 理由を残して再通知 |
| 内容の差替え | 納品版が変更された | 新しい版を承認へ戻す |
| リンクを開けない | 送信済みだが閲覧不可 | 宛先・期限・権限を照合 |
運用中の変更を扱う
再送は同じ納品の通知し直しなのか、新版の再納品なのかを分けます。再通知なら既存の納品IDと版を使い、内容が変われば新しい版を作って承認へ戻します。練習では旧版の宛先、閲覧権限のない別アカウント、移動したファイルも確認します。案内文が届いたことだけで完了にせず、顧客が必要な範囲でファイルを取得できる状態を納品担当が確認します。
費用と利用量を見積もる
納品案内ではファイルをコピーするか参照だけ送るかで、保存容量と処理量が変わります。顧客数だけでなく一納品のファイル数、版の差替え、共有設定の確認、再送も見積もります。メールや保存先の契約を含め、公開リンクを使えば安くなるという理由だけで共有範囲を広げないようにします。少数の練習納品で、実行履歴と実際の取得操作を照合してください。
不具合が出たときの確認
顧客から開けないと言われたら、送信の成否と共有の成否を分けます。個人アカウントのログイン違い、共有期限、ファイル移動を確認し、すぐ全体公開へ変更しません。宛先間違いが疑われる場合は共有を止めて担当者へ連絡します。
運用を始める前の確認
公開・運用前の確認では、通常の一件だけでなく、必須項目が欠けた一件、同じ識別子を再利用した一件、確認後に内容を変更した一件を分けて試します。特に「納品ID」が元の記録へ戻る手掛かりになり、承認版・宛先・共有範囲を照合し、送信履歴と顧客の受領判断を分けるという条件を満たすか確認してください。結果を担当者と共有し、どの入力をどの状態へ残すかが説明できてから対象を広げます。
納品物が複数ある場合は、納品ID一件に含まれるファイルの一覧を記録します。資料三点のうち一点だけを差し替えたとき、残り二点まで新版として作り直す必要があるかを先に決めます。顧客へ案内する文面には変更した点と再確認の範囲を示し、古い版と新しい版が同じ名称で並んで判断できない状態を避けます。練習ではファイルを三点用意して一点を閲覧不可にし、全体の案内を完了とする前に不足を発見できるか確認します。送信結果と納品一式の取得確認を分けることがポイントです。
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費用を試算する参照した公式情報
料金・提供条件・対応範囲は変更されることがあります。契約前に、下記の公式ページでご確認ください。
- Make: Working with files情報確認日: 2026-10-30
- Google Sheets modules情報確認日: 2026-10-30
- Make: Incomplete executions情報確認日: 2026-10-30
- Make pricing情報確認日: 2026-10-30
- Make pricing — Core at 10,000 monthly credits情報確認日: 2026-10-28
- Make credits情報確認日: 2026-10-26
- Make scenario settings情報確認日: 2026-10-26
