Makeで請求書の添付ファイルを整理する｜保存先と処理済みの記録

完成するものと対象範囲

請求書メールの添付PDFを、取引先と受信月で決めたGoogle Driveのフォルダーへ保存します。ファイルを保存できたかと、経理担当が内容を確認したかは別の状態として管理します。メール本文から金額や税区分を推測する処理は、この構成には含めません。

保存先は年・月・取引先の三階層にする方法がありますが、毎回フォルダーを自動作成するより、最初は経理側で作成した固定のフォルダーIDを対応表へ登録する方が確認しやすくなります。フォルダーの表示名を変更してもIDは別に管理し、取引先名の表記揺れで保存先が増えないようにします。該当する取引先コードがないメールは共通フォルダーへ流さず、宛先設定の確認待ちへ置きます。

項目と保存先を準備する

入力と保存先に用意する項目は、メールID、添付ID、取引先コード、受信日時、元ファイル名、保存先ID、保存後のファイルID、確認状態です。元の値と担当者が確認した値は区別し、同じ名前の列を別の意味へ使い回さないようにします。実運用の情報を入れる前に、練習用の識別子で一件を作成し、必要な担当者だけが参照・編集できる保存先を選びます。

保存後のファイル名には管理番号を加えられますが、請求書番号を本文から確実に取得できない段階では、メールIDと添付の連番など再現できる値を使います。ファイル名だけに識別を任せると、名称の修正で再送と判断できなくなります。処理記録のキーは名称とは別に固定してください。取引先から差替版が届いた場合は旧版を消さず、担当者がどちらを採用するか判断できる関連付けを残します。

設定を順に進める

Gmail側で対象ラベルを決め、Makeではその対象メールを取得します。最初は専用ラベルを付けた一通だけを流し、添付の名前とデータが出力に含まれるか確認します。拡張子だけで内容が正しいと判断せず、経理担当の確認欄を残します。

添付を一件ずつ扱い、メールIDと添付IDを合わせた値で処理記録を検索します。保存済みなら終了し、未処理なら取引先コードから固定した保存先を選びます。メール本文の自由入力をそのままフォルダー名や送信先にしません。

Google DriveのUpload a fileへ添付のファイル名とデータを渡し、返されたファイルIDを処理記録に保存します。元メールへの参照と原名も残し、保存先のリンクから実物を開けることを確認してから次のメールへ進めます。

少数のデータで確かめる

例として、同じメールに請求書PDFと発注書PDFがある場合は添付二件として数えます。請求書だけ保存するなら分類規則を決め、不明な文書は確認待ちに残します。同じメールを再取得しても、保存済みの添付キーは増やさないのが完成条件です。

運用中の変更を扱う

通知へ請求書本体や金額を貼る必要はありません。経理が参照できる保存先と確認待ち件数を示せば、別部署へ文書を広げずに作業を依頼できます。月次の点検では、対象ラベルのメール数と処理した添付数を別々に見ます。添付なし、対象外の添付、保存済み、失敗の内訳が元メールまで説明できる状態を保ち、メールの削除は保管規則と関係者の確認後に行います。

費用と利用量を見積もる

費用はメール数だけでなく添付の件数、保存する容量、記録の検索と更新、失敗時の再処理に分けて見積もります。一通に添付が五件あれば保存処理は五件になるため、最初の少数メールで実行履歴の増え方を確認します。Makeの利用枠に加え、Google Driveの保存容量と接続アカウントの契約も確認し、未確認の単価を埋めて総額を断定しません。

不具合が出たときの確認

アップロード成功後に処理記録の保存だけが失敗した場合、すぐ全体を再実行すると重複ファイルができます。返されたファイルIDと保存先を履歴から確認し、既存ファイルを処理記録へ結び直します。内容を照合せず、同名ファイルを一括削除しないでください。

運用を始める前の確認

公開・運用前の確認では、通常の一件だけでなく、必須項目が欠けた一件、同じ識別子を再利用した一件、確認後に内容を変更した一件を分けて試します。特に「メールID」が元の記録へ戻る手掛かりになり、添付キー一件につき保存済みファイル一件を対応させ、確認待ちを未保存と混同しないという条件を満たすか確認してください。結果を担当者と共有し、どの入力をどの状態へ残すかが説明できてから対象を広げます。

受信日と請求対象月が違う文書も練習に含めます。十月に届いた九月分の請求書を、受信月の規則で保存するなら十月の保存先に入り、請求対象月は確認後の別項目へ記録します。日付らしい数字をファイル名から拾って勝手に保存先を変更しないことが重要です。月の切替え前後に受け取る二通を用意し、同じ取引先のフォルダー対応が正しく切り替わるかを確認します。保存先設定を変更した際も、既に保存したファイルを自動移動するかどうかは別の作業として判断してください。

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