Makeで月末の注文集計を作る｜締め日・返品・確定版の管理

完成するものと対象範囲

月末の注文をGoogle Sheetsから取り出し、対象期間・通貨・注文状態ごとの集計表を作ります。売上の会計処理を自動判定する記事ではなく、担当者が元の注文へ戻って照合できる業務用の集計を作る手順です。確定後の変更も追えるように版を分けます。

最初に対象注文の定義を書き出します。予約注文を含めるか、未入金を含めるか、注文単位と商品明細単位のどちらで集計するかによって件数は変わります。商品明細を一行ずつ処理する場合は注文IDと明細IDを併記し、注文の件数を明細数から求めないようにします。担当者が見る表には、対象期間と取得時刻を表題に示し、ファイル名が同じでも内容が入れ替わったことが分かるようにします。

項目と保存先を準備する

入力と保存先に用意する項目は、注文ID、注文日時、計上対象日、通貨、商品金額、送料、取消状態、返金額、集計版です。元の値と担当者が確認した値は区別し、同じ名前の列を別の意味へ使い回さないようにします。実運用の情報を入れる前に、練習用の識別子で一件を作成し、必要な担当者だけが参照・編集できる保存先を選びます。

返品と返金は一つの金額欄へ押し込めず、注文に戻せる参照を残します。商品を返品しても返金が完了していない状態や、送料だけ調整した状態があり得るためです。業務上どの状態を月次集計へ含めるかは、担当者が決めた規則を設定表に持たせます。後から運用を変える際には対象月と版を指定して再集計し、過去の確定版を無条件で再計算しないようにします。

設定を順に進める

集計期間を「日本時間の月初以上、翌月初未満」のように定義します。注文日と入金日を混ぜず、どちらを対象にするか列名に書きます。月末の定期実行だけに頼らず、対象月を入力して再集計できるようにします。

対象行を検索し、注文IDの重複と必須金額の空欄を先に別の一覧へ出します。通貨ごとに集計し、商品代・送料・返金を別項目に保ちます。合計する前に文字列のカンマや負号を確認し、不明な値をゼロへ置き換えません。

集計結果と対象注文のID一覧を同じ版で保存します。取消を除外した件数、返金を差し引いた方法、確認待ち件数を一緒に出し、担当者の確定欄を設けます。確定版の通知は確認後に一度だけ送る構成にします。

少数のデータで確かめる

例として、対象月に通常注文十件と取消一件、翌月処理の返金一件を用意します。返金をどの月へ含める運用かを決め、期待する対象件数を手計算します。日本円と米ドルは別行に残し、為替換算をしていない合計を混在させません。

運用中の変更を扱う

大量データを扱う前に、取得上限とページ分割を確認します。検索で百件だけ取得したのに、その結果を一か月分と表示すると欠落に気付けません。取得した最初と最後の日時、件数、完了したページ数を実行記録へ残し、途中停止なら集計結果を未完了にします。通知に合計だけを載せず、担当者が例外行や注文IDを照合できる管理表への参照を付けます。

費用と利用量を見積もる

月末集計の費用は月一回の開始回数だけでは決まりません。取得する注文行数、ページ数、例外の記録、集計結果の保存、修正版の再実行まで数えます。注文数と明細数を分け、実際の構成でどこが処理単位になるか履歴から確認します。保存する確定版の容量と担当者の照合時間も運用費として見積もり、必要以上に高い頻度で全期間を読み直さない構成にします。

不具合が出たときの確認

合計が違うときは、実行回数ではなく対象IDの差を調べます。日時の境界、取消の扱い、同じ注文の複数明細を順に確認し、修正版は新しい版として保存します。旧版の承認記録は残し、どの版が利用中か通知先にも示します。

運用を始める前の確認

公開・運用前の確認では、通常の一件だけでなく、必須項目が欠けた一件、同じ識別子を再利用した一件、確認後に内容を変更した一件を分けて試します。特に「注文ID」が元の記録へ戻る手掛かりになり、集計期間・通貨・対象ID・版番号から、元の注文へ戻れる状態を完成とするという条件を満たすか確認してください。結果を担当者と共有し、どの入力をどの状態へ残すかが説明できてから対象を広げます。

月末の集計には、締切を過ぎてから届いた注文が混ざる場合があります。締切時刻で固定した一次版を作り、後着分は追加確認用の一覧へ残す方法なら、担当者が確認した数値の変化を追えます。例として締切前の注文十件を確定した後、一件が遅れて同期された場合、通知済みの合計を黙って書き換えないことを確認します。新しい版を作るのか翌月の調整へ回すのかは担当者が決め、差分の注文IDを両方の版から参照できる状態にします。

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